Mengetahui Perbedaan Arsip dengan Dokumen

Kegiatan menyimpan dokumen dan catatan secara fisik adalah hal yang penting untuk dilakukan. Apalagi ini jika menyangkut tentang pekerjaan. Dengan Simpan Arsip bersama Crown Records Management, catatan anda akan memiliki keamanan yang bisa dipertanggung jawabkan.

Crown Records Management sendiri hingga saat ini sudah dipercaya lebih dari 10 ribu pelanggan yang tersebar di 54 negara. Jadi kamu tidak perlu ragu lagi kredibilitasnya.

Catatan yang disimpan ini memiliki berbagai fungsi penting. Namun, apakah kamu sudah mengetahui perbedaan antara arsip dan dokumen? Yuk simak pembahasan kami.

 

Perbedaan Arsip dan Dokumen

Banyak yang mengartikan arsip dan dokumen adalah dua hal yang sama. Padahal keduanya memiliki beberapa perbedaan. Berikut penjelasannya:

1. Definisi

Arsip adalah surat-surat penting yang berasal dari suatu perjalanan sejarah sebuah negara, daerah, keluarga, ataupun organisasi yang dianggap penting dan akan dibutuhkan di masa depan.

 

Sedangkan dokumen adalah segala macam informasi baik secara tertulis ataupun digital yang bisa dijadikan rujukan untuk melakukan sesuatu. Dokumen adalah sebuah pembuktian yang berasal dari segala sumber baik tertulis, digital, ataupun audio.

 

Maka disimpulkan bahwa, arsip adalah bagian dari dokumen sedangkan tidak semua dokumen adalah arsip. Dokumen memiliki arti yang lebih luas dibandingkan arsip.

 

2. Contoh Arsip dan Dokumen

Arsip berhubungan kuat dengan sejarah yang sudah berjalan. Arsip dapat dijadikan rujukan pada kasus tertentu dari mempelajari masa lalu. Sebagai contoh adalah surat penting piagam, tulisan tangan, daftar, dan surat-surat yang dikeluarkan lembaga terkait sejarahnya.

 

Sedangkan dengan arti yang lebih luas, dokumen dijadikan sebagai bukti. Sebagai contohnya yakni surat perjanjian, surat resmi negara, undang-undang, surat hibah, rekaman video wawancara, audio seminar, dan lain sebagainya.

 

Jenis & Fungsi

Baik arsip maupun dokumen secara jenis berdasarkan fungsinya dibagi menjadi 2 yakni berupa dinamis dan statis.

Arsip dan dokumen dinamis berarti segala surat penting yang walaupun sudah tidak lagi digunakan tetap tidak boleh dimusnahkan. Arsip dan dokumen dinamis ini biasanya hanya dimiliki oleh lembaga pusat dengan akses yang sangat terbatas.

Contoh arsip dinamis adalah tulisan tangan naskah Proklamasi Kemerdekaan Indonesia berikut naskah ketiknya.

Sedangkan arsip dan dokumen statis berarti catatan yang dimaksudkan tidak untuk digunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor namun tetap memiliki nilai sejarah yang telah habis masa retensinya. Contoh dari arsip dan dokumen statis ini adalah gambar foto peristiwa, notulen rapat, dan laporan tahunan.

Arsip dan dokumen dinamis bisa saja menjadi statis apabila kerahasiaan dokumen dinamis diubah menjadi terbuka untuk publik. Biasanya hal ini dilakukan setelah penyimpanan lebih dari tiga puluh tahun.

 

Arsip dan dokumen disimpan dalam ruang penyimpanan data. Mengingat pentingnya arsip dan dokumen, sebaiknya anda menyimpan catatan pada tempat yang aman dengan kapasitas penyimpanan yang besar.

Salah satu ciri penyimpanan yang aman adalah pengelolaan keamanan dengan sistem barcode dengan kemudahan dan kecepatan dalam meminta akses masuk sewaktu-waktu.

 

KarimGanas

saya karim asli dari kalimantan selatan seorang blogger pemula dengan rasa ingin tahuan yang tinggi, selalu berjuang sampai terpuaskannya rasa yang terpendam

Bagikan Artikel ini